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Dématérialisation de facture : comment ça fonctionne ?

Depuis 2012, la dématérialisation de factures devient de plus en plus prisée par les grandes entreprises que ce soit en relation avec l’État ou avec leurs clients. Quant aux PME, la plupart d’entre elles pensent encore qu’il s’agit d’un simple envoi de facture électronique par mail. Si nombreux sont les avantages de ce dispositif, sa mise en œuvre mérite beaucoup de réflexions. Le point !

Dématérialisation de facture, c’est quoi ?

La dématérialisation de facture est la transformation numérique d’une facture papier. Ensuite, le transfert de ce document doit se faire par voie électronique. Pour que cette facture puisse garder sa valeur fiscale, ce dispositif exige un respect de certaines règles bien définies : le mode de facturation, l’authentification de la facture et la conservation des documents.
Les types de facture dématérialisée
• les factures « structurées »
Les dites « structurées » doivent respecter les normes d’échange de données informatisé. À ne citer que les formats EDIFACT, VDA qui respectent la norme ADI et les formats XML. Ces formats permettent d’identifier facilement les informations de base (client, numéro de commande, montant de la TVA…) grâce à des structures de balisage et de syntaxe. Toutefois, ce type de facture nécessite l’intervention de plusieurs prestataires.
• les factures « non structurées »
Les dites « non structurées » sont transférées sous un format non modifiable. À l’exemple du format PDF et JPEG, ces factures non structurées ne permettent pas d’identifier les contenus du document. En d’autres termes, un programme de gestion électronique de documents (logiciel ged) ne peut pas interpréter ce type de facture.
À savoir : les formats « Word » ou « Excel » font partie des factures non structurées, mais ne sont pas conseillés parce qu’il est possible de modifier leurs contenus.

La valeur probante d’une signature électronique

Vis-à-vis de la loi, l’accord à l’échange électronique de factures n’est pas suffisant pour valider la procédure, surtout lorsqu’il s’agit de factures non structurées. Il faut « une signature électronique » apposée par un prestataire ou par une autorité de certification. C’est la démarche d’authentification préalable avant tout transfert de facturation à un ou plusieurs destinataires. Sinon, elle n’aura aucune valeur vis-à-vis de l’administration fiscale.

La conservation de factures et l’archivage, une obligation

archivage documentSous format électronique ou format papier, toute facture doit être conservée au moins pendant 10 ans. En ce qui concerne la dématérialisation fiscale (sans passer par une impression papier), une entreprise a l’obligation de conserver un double électronique de la facture. Dans ce cas, elle doit faire appel à un prestataire d’archivage des documents ou de coffre-fort électronique afin de garantir l’intégrité, l’authenticité et la pérennité de la facture en question.

Dématérialiser les factures : quels avantages ?

La dématérialisation de facture permet un gain financier et un gain de temps, car ce processus évite l’usage de papiers et offre une meilleure réduction des coûts de l’envoi. En effet, une facture papier coûte 17 euros en moyenne tandis qu’une facture dématérialisée ne coûte que 4 euros. C’est également un gain de productivité, car cette solution de gestion électronique de documents (solution ged) permet d’éviter la mobilisation du personnel sur l’envoi, sur la certification et sur l’archivage de la facturation électronique. Tout est confié à un tiers.
De plus, il est possible de suivre la traçabilité et de retrouver en temps réel une facture sur demande d’un client ou de l’administration fiscale. Grâce à un système de facturation électronique, il devient facile de gérer les flux entrants et sortants d’une entreprise. Aussi, il offre un délai de paiement rapide. C’est également une opportunité aux fournisseurs d’utiliser le système. En tout cas, multiples sont les avantages de cette dématérialisation de facture. Elle a une valeur probante tant que l’entreprise respecte les cadres légales.

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