Il n’y a pas à dire : Le coût des fournitures de bureau peut représenter une dépense importante pour toute entreprise. Mais le coût pour votre entreprise n’a pas besoin d’être aussi élevé. Vous devez simplement savoir où et comment économiser. Pour fonctionner efficacement, votre bureau a besoin de fournitures et d’équipements organisés qui ne sont achetés qu’au fur et à mesure de vos besoins, et non dans des paquets préétablis avec des majorations cachées. Heureusement, il existe de nombreuses façons d’économiser sur ces dépenses souvent inutiles, surtout si vous savez où et comment économiser. Que vous partiez de zéro ou que vous cherchiez de nouvelles manières de réduire les coûts, ces idées vous aideront à réduire les coûts de votre entreprise tout en maintenant un environnement de travail efficace.
Organisez avant d’acheter
Avant d’acheter quoi que ce soit de nouveau, assurez-vous d’avoir un endroit efficace et facile d’accès. Vous réduirez ainsi le risque de créer un espace désorganisé qui vous rendra moins efficace. Une fois que vous avez un plan, vous pouvez alors créer une liste restreinte des articles dont vous avez besoin, tels que du papier blanc, des agrafes, des trombones, etc., pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Vous aurez ainsi une meilleure idée de leur coût avant de les acheter. Vous pouvez aussi vous rendre compte que vous n’avez pas besoin de certains articles.
Si vous cherchez à contrôler les stocks, vous devrez également tenir compte de la valeur d’usage potentielle des articles que vous possédez déjà. Par exemple, si vous avez une imprimante avec un reste de toner, vous pouvez l’utiliser pour imprimer des choses courantes comme des prospectus, des documents, etc. Si vous avez une imprimante laser, vous pouvez également utiliser le papier de votre stock de bureau pour imprimer. Cela vous permettra d’économiser de l’argent, surtout si vous disposez d’un appareil multifonction, qui vous permettra d’économiser du papier en imprimant sur les deux faces.
N’imprimez que ce dont vous avez besoin
L’une des meilleures façons de réduire les coûts d’utilisation du papier est d’imprimer uniquement ce dont vous avez besoin. Si vous imprimez couramment des documents pour une seule personne, par exemple, vous pouvez envisager de les imprimer en recto-verso, ou même sur une seule face, pour économiser du papier.
Pour les courriels, vous pouvez utiliser la fonction « cc » ou « bcc » au lieu d’imprimer les courriels pour que quelqu’un les signe ou en conserve une trace. Vous pouvez également utiliser une signature électronique pour les contrats et autres documents importants, ce qui contribuera également à réduire la consommation de papier.
De nombreuses entreprises demandent également à leurs employés d’imprimer sur les deux faces du papier, et certaines exigent même une impression recto. Ces politiques peuvent sembler fastidieuses, mais elles peuvent vous permettre d’économiser une somme importante sur les dépenses en papier. Le fait de disposer d’une imprimante réseau partagée permet également de réduire les coûts.
Achetez en vrac ou en gros
La plupart des magasins de fournitures de bureau vendent les articles en paquets, ce qui rend difficile d’acheter uniquement ce dont vous avez besoin. Acheter en gros ou par l’intermédiaire d’un fournisseur en gros est un excellent moyen de réduire vos coûts.
Vous pouvez rechercher des fournisseurs en gros en ligne ou demander à d’autres entreprises de votre secteur d’activité quels fournisseurs ils utilisent. Les fournisseurs en gros peuvent offrir de meilleurs tarifs ou une remise sur une quantité plus importante que ce que vous pouvez trouver dans les magasins de détail.
Lorsque vous achetez en gros, vous devez vous assurer que vous disposez de l’espace de stockage nécessaire, surtout si vous achetez des articles dont la durée de conservation est courte. Des articles comme le papier, le toner d’imprimante et les cartouches d’encre peuvent être achetés en gros et stockés jusqu’à ce que vous soyez prêt à les utiliser. Mais assurez-vous d’avoir mis en place un système qui vous permettra de savoir quand ils sont prêts à être utilisés.
Négociez des réductions de prix
Une autre façon d’économiser consiste à négocier des réductions de prix. Cette méthode n’est peut-être pas applicable dans tous les secteurs, mais elle vaut la peine d’être essayée.
Les entreprises suivantes sont souvent disposées à négocier leurs prix.
- Magasins de fournitures de bureau – Vous pouvez leur demander s’ils ont des offres spéciales en cours ou s’ils seraient prêts à baisser leurs prix pour aider votre entreprise à économiser de l’argent. Si vous commandez une grande quantité, ils peuvent être disposés à baisser encore plus le prix.
- Fournisseurs d’imprimantes et d’autres équipements – Si vous achetez une grande quantité d’équipements, les fournisseurs peuvent être disposés à baisser leurs prix pour vous.
- Fournisseurs d’accès à internet ou de services téléphoniques – Certains fournisseurs proposent des tarifs spéciaux pour les entreprises, il n’est donc jamais inutile de demander s’ils peuvent réduire vos tarifs.
Utilisez les événements et services gratuits
De nombreuses villes proposent des événements gratuits, tels que des ateliers, des séminaires et des expositions, pour aider les entreprises à réussir et à se développer.
Vous pouvez profiter de ces événements pour trouver les fournitures et les équipements dont vous avez besoin, ainsi que pour entrer en contact avec des fournisseurs potentiels.
Vous pouvez également garder un œil sur les coupons et les promotions que vous pouvez utiliser pour économiser de l’argent sur ces événements.
Regroupez vos fournisseurs de fournitures de bureau
Si vous avez plusieurs fournisseurs, vous pouvez leur demander de regrouper vos commandes afin d’économiser sur les frais de transport. Cela peut se traduire par un prix global plus bas pour vous.
Certains fournisseurs consolideront vos commandes gratuitement, tandis que d’autres vous feront payer une petite somme. Mais si votre commande est suffisamment importante, ces frais peuvent valoir la peine pour la réduction des coûts de transport.
Conclusion
L’organisation et les mesures d’économie comme l’impression recto-verso et l’achat en gros vous aideront à réduire le coût des fournitures de bureau. Bien que celles-ci soient nécessaires au fonctionnement d’une entreprise, il est important de s’assurer que vous n’achetez que ce dont vous avez besoin. Faites des économies en n’imprimant que sur une seule face du papier, en achetant en gros et en négociant des réductions de prix avec vos fournisseurs. En profitant des événements et services gratuits mis à la disposition des entreprises et en consolidant vos commandes, vous réduirez encore le coût de vos fournitures de bureau.
