La généralisation de la dématérialisation des factures demande l’engagement de tous les secteurs privés et publics. Elle sera une obligation envers l’administration fiscale et l’État. Donc, les grandes entreprises publiques ne pourront pas esquiver la modernisation d’où la dématérialisation des factures fournisseurs.
La dématérialisation des factures fournisseurs dans le secteur public
Depuis 2012, l’utilisation de la gestion électronique de documents est en plein essor, même que son usage est encore limité dans l’administration publique. Pourtant, il est certain que cette croissance rapide permettra à tous les fournisseurs du secteur public d’utiliser obligatoirement la facture dématérialisée. Ces systèmes sont complétés avec la mise en place de la technologie LAD/RAD et le vidéocodage.
En effet, l’année 2012 marque le développement progressif de la dématérialisation des documents. En effet, en Europe, 18% de documents sont traités avec la reconnaissance automatique de documents. Et en 2013, l’utilisation de la solution Ged ou Gestion électronique des documents continue à être très limitée dans tous les secteurs d’activités publiques. De même, en ce qui concerne les PME ou les Petites et Moyennes Entreprises, leur majorité estime que l’EDI est une pratique très facultative. Pour eux, l’utilisation des factures sous format XML est encore optionnelle. De plus, en 2014, les formats électroniques n’étaient pas encore une obligation, elle n’était pas encore absolument nécessaire.
Cependant, l’État français oblige l’adoption de la dématérialisation de tous les documents solutions de la dématérialisation pour les administrations publiques vers 2020.Dès lors, pour effectuer la dématérialisation, la numérisation est inévitable pour transformer le support papier en format électronique. D’autre part, il faut disposer de la technologie LAD et RAD. Ce sont des systèmes d’automatisation de la reconnaissance de documents informatisés. Ils accélèrent l’acquisition, le traitement ainsi que la lecture des données. Dans ces conditions, si les clients optent pour les factures structurées, les fournisseurs sont obligés d’utiliser la Rad pour traiter les factures sous format XML. Avec ce format, il est facile pour les logiciels d’identifier les données de base.
L’importance de l’intervention du vidéocodage
Néanmoins, quand les factures structurées requièrent l’intervention des personnels de la finance. En fait, quand la reconnaissance automatique n’arrive pas à identifier et indexer les syntaxes et les balises, il faut avoir recours au vidéocodage. Toutefois, la Lad et Rad ne sont pas infaillibles. Effectivement, la reconnaissance optique de caractères peut être erronée pour la lecture des données. Exactement, avec les factures fournisseurs de support papier, il est difficile de lire les informations contenues dans les documents.
Par suite, le vidéocodage offre une réalisation rapide de la vérification. Dans ce cas, l’opérateur effectue la saisie manuellement des données contenues dans la facture. De plus, l’intervention de l’utilisateur est nécessaire pour assurer le rapport logique des informations. De même, l’opérateur peut corriger rapidement les fautes avec le zoom automatique. Il peut aller direct dans les messages d’avertissement. Et, il peut supprimer simplement les erreurs. En plus de la Rad et Lad, le vidéocodage est un système qui ne peut pas être ignoré pour le bon fonctionnement des tâches d’un comptable. Ainsi, l’interopérabilité de ces systèmes, Rad/ Lad et vidéocodage, rend efficace les échanges électroniques. Cela est inévitable pour maîtriser la direction des systèmes d’informations.
