À l’heure où les entreprises sont en forte concurrence pour obtenir plus de clients, elles doivent tout faire afin de proposer de nouveaux produits. Le travail d’équipe est souvent le moteur de tout projet innovant. Mais le plus souvent, les participants à sa réalisation sont généralement éloignés les uns des autres. C’est à ce niveau qu’intervient l’outil collaboratif qui permet de communiquer, de s’échanger des idées et bien plus encore.
Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?
Un outil collaboratif est un logiciel conçu pour simplifier ou concentrer en un seul lieu le travail en équipe. Il comprend des fonctions telles que la gestion de projets et l’amélioration du workflow. S’il faut chercher une définition à cette solution collaborative, il est important de prendre en compte les éléments suivants :
Carte conceptuelle
Une plateforme collaborative est un logiciel de travail d’équipe qui permet à tous les participants de collaborer à la création d’une carte conceptuelle et autre type de brainstorming. Il s’agit d’un outil de travail quotidien conçu pour aider les personnes qui s’impliquent à la concrétisation d’un projet. Les principaux concernés sont en mesure de partager autour d’un espace de travail collaboratif toutes les idées qui pourraient être utiles à l’avancée dudit projet.
Partage de fichiers
L’un des avantages des outils collaboratifs est qu’ils donnent la possibilité de partager des fichiers et des documents. En effet, la plupart des nouveaux outils collaboratifs sont des outils de partage, des outils d’échange où le fruit d’un travail collaboratif peut être accessible à tous les participants, notamment grâce à une autorisation d’accès pour chacun d’eux.
Communication en temps réel
L’environnement de travail proposé par un outil collaboratif est très complet. En tant qu’outil de travail quotidien, il doit être aussi un bon outil de communication qui facilite la collaboration. C’est la raison pour laquelle les outils coopératifs et technologies collaboratives permettent d’avoir un espace de coworking où l’on peut à la fois travailler sur un document et communiquer en direct par web-conférence. On peut dire qu’un outil collaboratif est un véritable réseau social interne à une entreprise.
Calendrier partagé
La collaboration professionnelle autour d’un projet implique de définir un emploi du temps optimisé. Lorsque les uns sont au bureau, les autres peuvent travailler à distance. Dans ce contexte, l’outil collaboratif permet de travailler et échanger sans perdre de vue les objectifs qui ont été fixés par rapport à une échéance, définis par des échanges de mails ou rectifiés grâce à la possibilité de passer des appels urgents.
Fonctions de gestion
L’une des plus importantes bases d’une collaboration est la planification d’une collaboration des équipes sur chaque projet tout en ne perdant pas de vue les essentiels, à savoir les objectifs. Par exemple, une application collaborative peut être utilisée pour organiser un travail simultané sur une partie d’un projet afin qu’elle puisse être réalisée à temps. Un outil collaboratif peut également schématiser l’avancement d’un projet pour que tous les participants puissent voir où en est toute l’équipe.
Outil collaboratif : pourquoi vaut-il la peine d’en utiliser un ?
Le télétravail prend de l’ampleur et la solution apportée par les outils de travail collaboratif permet de rapprocher les idées sans être physiquement proche les uns des autres. En outre, bien qu’il y ait une distance entre les participants, il est possible de collaborer sur des projets sans être pénalisé par l’éloignement.
Un outil collaboratif permet en effet de faire :
- Du partage de documents
- De la vidéoconférence
- De définir un planning de travail
- De disposer d’outils numériques d’échange et de collaboration
