Le reporting est un outil stratégique d’entreprise. Il est précieux, car il permet de mettre en scène des données récupérées sur une période savamment choisie et de les présenter sous forme d’indicateurs de performance. Il s’agit donc d’un outil très efficace pour mesurer les performances réalisées et si nécessaire, les comparer aux résultats attendus.
Or, c’est également une arme à double tranchant. Il peut en effet se révéler très néfaste pour votre environnement de travail si vous ne savez pas vous y prendre. Quels sont donc les détails qui vous permettront de tirer le meilleur de votre reporting d’entreprise et de vos associés par la même occasion ?
Le choix des données
Le reporting d’entreprise est un excellent moyen de maintenir vos collaborateurs impliqués et vos équipes motivées au travers de divers indicateurs de performance. Toutefois, tout est une question de tact et lorsque vous ne savez pas en faire preuve en matière de reporting, les collaborateurs ont vite l’impression de rendre des comptes. Le climat devient alors facilement hostile, ce qui peut grandement nuire à la qualité de l’environnement de travail.
Prévenir une telle tournure des événements passe avant tout par le choix des données à cibler. C’est une tâche dans laquelle les conseils d’expert de la performance à l’image du cabinet Smarthys vous seront indispensables. Considérez que moins il y a d’informations superflues dans un reporting d’entreprise, mieux c’est : vous devez être synthétique. De la même façon, le nombre d’indicateurs choisis doit suffire à offrir une vue d’ensemble. Il y a donc un juste milieu à viser.
Votre premier véritable défi consistera alors à choisir le plus petit nombre d’indicateurs pertinents qui suffira à donner une idée globale de la situation que vous devez peindre. Le danger avec le fait de choisir plus de données qu’il n’en faut est de noyer vos partenaires sous un torrent d’informations qu’ils ne retiendront pas. Il faudra à cet effet tenir compte de l’audience visée.
La pertinence des données pour l’audience visée
Nous sommes à présent loin de l’époque où le manager d’entreprise dirigeait des réunions ennuyeuses avec son PowerPoint, devant des équipes qui le suivaient à peine. Les données présentées doivent être choisies en fonction du public qu’elles visent. Le service financier sera par exemple beaucoup plus intéressé par des études portant sur les coûts et les bénéfices et le service marketing s’intéressera plus à des indicateurs chiffrant la fidélisation de la clientèle.
Afin de captiver votre audience, vous devez donc lui fournir des données qui la concernent et surtout, qui lui sont utiles. Vous renforcez ainsi grandement l’engagement et suscitez plus d’interactions. La présentation n’en sera que moins figée. Il est également recommandé de choisir des indicateurs de performance que vous pourrez suivre dans le temps afin de pouvoir travailler sur la continuité. L’intérêt est de pouvoir effectuer des comparaisons d’un mois à un autre ou d’une année à la suivante sur les mêmes bases.
Une forme attractive
Une fois que vous aurez terminé la sélection des données qui vous seront utiles, vous aurez déjà effectué la première moitié de la tâche. La seconde moitié consistera à présenter toutes ces données et tous ces indicateurs de façon à faciliter la compréhension. Le format sous lequel se présentera le reporting est pour ainsi dire tout aussi important.
Il n’est pas toujours facile de choisir l’illustration adéquate pour un indicateur de performance. De fait, rien qu’en vous trompant dans votre choix de graphique, vous pourriez fausser en grande partie la lecture du reporting et l’interprétation qui devraient en être faites. Le graphique doit pouvoir faire passer un message précis. Afin de vous assurer d’être le plus juste possible, l’idéal sera donc d’engager les services d’un cabinet de conseil expert en pilotage de la performance.
Le choix de la forme est également celui des outils dont vous vous servirez et vous avez plusieurs options en la matière. Les débutants apprennent généralement à faire leurs armes sur Microsoft Excel et PowerPoint. Toutefois, au fur et à mesure que vous gagnerez en expérience, vous réaliserez les limites que présentent ces logiciels et vous vous tournerez vers d’autres, plus performants, tels que Report, Google Data ou encore Toucan Toco.
| Pour le reste, vous pourrez également faciliter la compréhension en vous servant de commentaires, de légendes et du bon code couleur pour attirer l’attention sur l’essentiel. Pour ce dernier point, il sera d’ailleurs très intéressant que l’entreprise dispose déjà d’une charte graphique sur laquelle vous pourrez vous appuyer. |
